Am 24. und 25. April 2012 fand in Bonn der iMOVE-Workshop zur Beantwortung internationaler Ausschreibungen statt.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bekamen einen Überblick über alle Stadien der Beantwortung einer internationalen Ausschreibung.
"Ein sehr anregender Workshop für eine sehr formale, trockene Materie", lautete das Fazit eines Teilnehmers.
Dieser Workshop im Bonner Ameron Hotel Königshof war eine Ergänzung zum iMOVE-Themenseminar "Internationale Ausschreibungspraxis für Bildungsdienstleistungen", konnte jedoch auch ohne die vorherige Teilnahme besucht werden.
Die beiden Referenten, Marejke Berlinski und Dr. Joachim Soergel von der Project Tender Information Service GmbH, gaben einen umfassenden Überblick über alle Stadien der Beantwortung einer internationalen Ausschreibung.
Dr. Soergel stellte die Systematisierung der Ausschreibungsprozesse ausführlich vor und übte diese Prozesse mit den 14 Teilnehmerinnen und Teilnehmern in mehreren Praxisteilen.
Die Teilnahme an einer Ausschreibung ist eine strategische Entscheidung, die insbesondere unter dem Aspekt der Verfügbarkeit von Ressourcen entschieden werden muss.
Zunächst gilt es, die Teilnahmeunterlagen sorgfältig zu prüfen. Denn stellt man an diesem Punkt bereits fest, dass benötigte Ressourcen im Haus nicht verfügbar sind, spart man sich besser den Aufwand, den die Beantwortung einer internationalen Ausschreibung mit sich bringt.
Mangelnde Erfahrung im Zielland oder eine "Strategie", die Erstellung eines Angebotes einfach einmal zu versuchen, ist nicht Erfolg versprechend und rechtfertigt nicht den Aufwand, der zur Beantwortung einer Ausschreibung erforderlich ist.
Für die positive Entscheidung, sich an einer Ausschreibung zu beteiligen, spielt neben der Verfügbarkeit von Ressourcen auch die Darstellbarkeit und die Vermittelbarkeit einer handlungsfähigen Unternehmensstruktur eine wichtige Rolle.
Entscheidenden Einfluß auf die Teilnahme an einer internationalen Ausschreibung haben ferner die Sprachkompetenz im Unternehmen und die unerlässliche Reisebereitschaft derjenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in internationalen Projekten arbeiten.
Dr. Soergel riet, laufende Prozesse im Unternehmen, wie die Bereitstellung aktueller Unterlagen und Daten, zu formalisieren. Dadurch muss man im Ausschreibungsprozess keine wertvolle Zeit mit der Beschaffung von Bestätigungen und Registerauszügen verschwenden.
In Bezug auf eine lokale Präsenz waren sich alle Anwesenden einig, dass regionale Referenzen wichtige Eintrittskriterien für bestimmte Länder sind.
Die Ausschreibungsportale waren ebenfalls Thema des Workshops. Dr. Soergel gab wertvolle Tipps zu kostenfreien, effizienten Internetportalen und zum benötigten zeitlichen Aufwand, wenn man alle erforderlichen Portale regelmäßig abfragt.
Die Bildung von Konsortien betrachtete der Referent unter den Aspekten Rechte und Pflichten der einzelnen Partner, Zeit, Qualität und Steuerung. Innerhalb des Konsortiums muss jemand die Angebotserstellung steuern und die Qualität der einzureichenden Unterlagen sicherstellen. Der Faktor Zeit ist vor allem durch erforderliche Abstimmungsprozesse der Konsortialpartner entscheidend für die rechtzeitige Abgabe eines Angebots.
Wilfried Maus von Germany Trade & Invest (GTAI), der das iMOVE-Themenseminar "Internationale Ausschreibungspraxis für Bildungsdienstleistungen" moderierte, riet den Bildungsanbietern, auf Ausschreibungen nicht zu warten, sondern schon vorab aktiv zu werden. Es bietet sich an, Projektfrühinformationen, beispielsweise von der Weltbank, zu nutzen und aktiv den Kontakt zu ausschreibenden Stellen aufzunehmen.
Der erste Tag des Workshops fand seinen Ausklang bei einem Get-Together, bei dem die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Gelegenheit zu bilateralen Gesprächen und intensivem Netzwerken nutzten.
"Eine überaus anregende Veranstaltung – Kompetenzaufbau und Erweiterung des eigenen Netzwerkes …"
"Relevante Lerninhalte in einem sehr angenehmen Rahmen."
"Ein sehr anregender Workshop für eine sehr formale, trockene Materie. Danke für die ausgezeichnete Organisation."
Am zweiten Tag des Workshops sprach Dr. Soergel intensiv über die Unterlagen, die für eine Ausschreibung benötigt werden, und woher man sie bekommt.
Oft werden von international ansässigen Ausschreibungsstellen Unterlagen angefordert, die es in Deutschland nicht gibt oder die zeitlich bis zur Abgabefrist nicht verfügbar sind. Dr. Soergel erläuterte, wie man sich in einem solchen Fall verhält.
Zum Thema Bieterfragen gab der Referent gute Hinweise dazu, wie man mit ihnen umgeht und wie sie bei der Beantwortung einer Ausschreibung zu berücksichtigen sind.
Wichtig ist es laut Dr. Soergel, die formalen Anforderungen einer Ausschreibung genau zu prüfen und diese exakt einzuhalten. Dies gilt auch für die Unterzeichnung des Angebots.
Im Praxisteil dieses zweiten Tages erarbeiteten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zunächst die konkrete Planung für und Herangehensweise an die Bearbeitung einer Ausschreibung hinsichtlich der erforderlichen Arbeitsschritte, der benötigten Zeit und Ressourcen sowie der Verantwortlichkeiten. Ein weiterer Praxisteil behandelte die Nachbereitung einer konkreten Ausschreibung.
Am Ende der beiden Workshoptage gaben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein positives Feedback zu den Referenten, den Workshopinhalten und zu der angenehmen Atmosphäre während des Workshops.
"Eine überaus anregende Veranstaltung – Kompetenzaufbau und Erweiterung des eigenen Netzwerkes …"
"Relevante Lerninhalte in einem sehr angenehmen Rahmen."
"Ein sehr anregender Workshop für eine sehr formale, trockene Materie. Danke für die ausgezeichnete Organisation."
